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Viagens Terrestres - Graduação

A Pró-Reitoria de Administração (ProAd) e a Pró-Reitoria de Graduação (ProGrad) disponibilizaram recursos aos Centros para a realização de viagens terrestres para atender as demandas dos Cursos de Graduação para realização de viagens para estudantes, para uso no 2º período letivo de 2023 e ano letivo de 2024. Para essas viagens serão utilizados os veículos da frota da UFSCar, nos seus quatro campi. Esse recurso será disponibilizado para os Centros Acadêmicos, que receberão as viagens selecionadas pelas Coordenações de seus Cursos de graduação.

Os critérios para seleção das viagens serão definidos por cada Conselho de Coordenação de Curso e por Conselho de Centro, priorizando os transportes terrestres para alunos de graduação conforme disponibilidade de recursos.

Os Conselhos de Centro farão a análise e avaliação das propostas apresentadas pelas Coordenações de Curso, de acordo com a disponibilidade orçamentária. As viagens dependerão da disponibilidade de agendamento de veículos dos setores de Transportes para as datas escolhidas, dos quatro campi.

 

Procedimentos para solicitação de viagens terrestres

As Coordenações, após a definição das viagens aprovadas e confirmada a disponibilidade de agendamento junto ao  setor de transporte, bem como a previsão de valor de despesas com a viagem (veículo oficial ou contratado), devem encaminhar para as respectivas SAFs as demandas de viagens aprovadas, via SEI, por processo aberto pelas Coordenações.

Para cada viagem aprovada, será necessária a abertura de um processo, tipo “Administração: Viagens: Solicitação de Transporte Terrestre”, nível de acesso público. Como interessados, além da Coordenação, o Centro, a SAF, a ProGrad e a SeAFC/Grad.

A Coordenação do curso solicitante da viagem aprovada e agendada incluirá a Requisição (formulário SEI “ Adm: Transporte Terrestre: Requisição”), descrevendo os detalhes e informações da viagem, e no campo “Informações complementares” desta requisição escreverá “Valor previsto p/ viagem: R$ xx,00 - Recursos Transporte Terrestre Viagens Terrestres 2023 (ou 2024)”. Nos campos “solicitante” e “chefe” nas assinaturas da requisição, será a assinatura do Docente e do Coordenador de Curso, respectivamente, e no campo “ordenador” será o Diretor de Centro. Haverá, também, um despacho para a validação da ProGrad, com a assinatura do Pró-Reitor. Após, o processo deverá ser enviado para o Centro/SAF. As SAFs conferirão e farão os registros necessários para acompanhar o uso do recurso, e gerar relatórios.

Recomendamos consultar as orientações sobre viagens e transportes no sistema SEI, nos links
https://www.portalsei.ufscar.br/arquivos/base-conhecimento-solicitacao-transporte-terrestre.pdf e
https://www.proad.ufscar.br/pt-br/servicos/viagens.

O professor responsável pela viagem, que preencheu a requisição de transporte no SEI, providenciará a “Lista de alunos e outros passageiros – docente e técnico” com antecedência, antes da data de embarque, e incluirá no respectivo processo SEI, no formato em PDF (nome, CPF e telefone para contatos).

Além do relatório de viagem previsto na base de conhecimento do processo SEI para requisição de transporte terrestre, as coordenações providenciarão um relatório de viagem para ser enviado para SAFs .

Modelos de documentos:
- Modelo de Relatório de Viagem
- Tabela com referências dos veículos e sobre previsão de despesas

 

Procedimento para cobertura de seguro para estudantes em viagem

O professor responsável pela viagem aprovada, com a confirmação da reserva do transporte para a data agendada, deverá inserir no processo da viagem, até o dia 10 do mês anterior à data da viagem (exigência da seguradora, porque se não chegar com essa antecedência, os alunos não estarão cobertos), um ofício de encaminhamento e a planilha de Excel (link abaixo) com os dados dos passageiros estudantes a serem segurados, e após enviar o processo para a Coordenadoria de Estágios e Mobilidade – CEM.

Importante:

 

Modelos de documentos:
- Planilha para inclusão de passageiros em viagens didáticas na apólice de seguro